Tietosuojaseloste

Tietosuojaseloste

Saloisten Jahtimiehet ry:n jäsenten henkilötietojen käsittely

 

Tietojenkäsittely pähkinänkuoressa

  • Yhdistys käsittelee jäsenistön henkilötietoja yhdistystoiminnan ylläpitämiseksi, tapahtumien järjestämiseksi ja yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.
  • Henkilötiedot kerätään ensisijaisesti jäseneltä itseltään.
  • Yhdistys käsittelee vain niitä tietoja, jotka ovat tarpeellisia Yhdistyksen määrittelemiä käyttötarkoituksia varten.
  • Henkilötietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä tarjoaa Yhdistyksen jäsenille jäsenetuja ja -palveluita. Suomen Metsästäjäliitto voi käsitellä henkilötietojasi myös liiton ja Yhdistyksen toimintaan liittyvän suoramarkkinoinnin lähettämiseksi lainsäädännön sallimilla tavoilla
  • Vain niillä Yhdistyksen edustajilla, joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä tai asemansa hoitamiseksi, on pääsy henkilötietoihin.
  • Jäsen eli rekisteröity voi itse vaikuttaa siihen, miten Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja. Tässä selosteessa kerrotaan rekisteröityjen oikeuksista ja siitä, miten oikeuksia voi käyttää.

1 Rekisterinpitäjä

 

Saloisten Jahtimiehet ry (Y-tunnus: 0949549-2)

Hakalantie 40, 92210 Arkkukari

2 YHTEYSTIEDOT TIETOSUOJA-ASIOISSA

 

Tietosuojaan liittyvät yhteydenotot:

 

Honka Markku

markku.honka@kotinet.com

050 3143477

 

Jani Alila

jani.alila@gmail.com

050-3143574

 

3 Käsiteltävät henkilötiedot

                                                                         

Jäsenluettelon pakolliset tiedot:

  • Nimi
  • Kotipaikkakunta

 

Edellä mainittujen perustietojen antaminen Yhdistyksille on välttämätöntä, lakisääteisen jäsenluettelon ylläpitämiseksi.

 

Yhdistyksen toimintaan liittyvät tiedot:

  • Jäsenen yksilöintitiedot:
    • postiosoite (jäsenen valinnan mukaan työpaikalle tai kotiin)
    • puhelin- ja/tai matkapuhelinnumero
    • sähköpostiosoite
    • syntymäaika
    • jäsenyyden alkamis- ja päättymispäivä
  • Tiedot jäsenen saamista etuuksista kuten Jahti-lehdestä ja Digi-Jahdista
  • Vastaukset mahdollisesti järjestettyihin jäsenkyselyihin
  • Jäsenen erityistehtävät ja roolit yhdistyksessä
  • Tiedot jäsenen osallistumisesta Suomen Metsästäjäliiton tapahtumiin
  • Jäsenmaksuihin liittyvät tiedot
  • Jäsenen suoramarkkinointikielto tai -suostumus
  • Jäsenen tietojenluovutuskielto tai -suostumus

 

4 Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset

 

Jäsenten henkilötietojen käsittelytarkoituksia ovat:

  • jäsenluettelon ylläpitäminen
  • tapahtumien järjestäminen
  • jäsenmaksujen käsittely
  • kunniamerkkien myöntäminen
  • mahdolliset jäsenyyteen ja merkkipäiviin liittyvät muistamiset
  • yhteydenpito ja viestintä
  • markkinointitarkoituksiin
  • yhdistyksen toiminnan yleinen kehitystyö

 

5 KÄSITTELYN OIKEUSPERUSTEET

 

5.1Lakisääteinen velvoite

Yhdistys käsittelee jäsenen henkilötietoja lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi, kun Yhdistys laatii jäsenistä yhdistyslain mukaisen jäsenluettelon.

5.2Oikeutettu etu

Yhdistyksen oikeus käsitellä rekisteröidyn eli jäsenen henkilötietoja perustuu osin jäsenyyden synnyttämään oikeutettuun etuun.

 

Jäsenen voi kohtuudella olettaa tietävän, että Yhdistys käsittelee hänen henkilötietojaan yhdistystoiminnan yhteydessä. Yhdistys on tehnyt intressipunninnan, jonka perusteella Yhdistys on todennut, että jäsenien perusoikeudet ja vapaudet eivät syrjäytä Yhdistyksen oikeutettua etua käsitellä henkilötietoja jäsenyyden perusteella.

Jäsenellä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseen liittyvällä perusteella henkilötietojen käsittelyä, joka perustuu Yhdistyksen oikeutettuun etuun. Tässä tapauksessa Yhdistys arvioi, onko henkilötietojen käsittelyn jatkamiselle olemassa huomattavan tärkeä ja perusteltu syy, joka syrjäyttää jäsenen oikeudet ja edut. Jäsenen oikeuksista kerrotaan tarkemmin täällä.

 

5.3Sopimus

Yhdistys käsittelee henkilötietoja myös sopimusten valmistelemiseksi ja täytäntöön panemiseksi esimerkiksi silloin, kun jäsen ilmoittautuu kilpailuun ja tekee Yhdistyksen kanssa sopimuksen hyväksymällä kilpailun ehdot.

5.4Suostumus

Henkilötietoja voidaan käsitellä myös suostumuksen perusteella siinä määrin kuin lainsäädäntö sitä edellyttää, esimerkiksi jos jäseneltä pyydetään suostumus sähköisen suoramarkkinoinnin lähettämiseksi taikka jäsenen kuva tai muita tietoja lisätään Yhdistyksen verkkosivuille. Lisäksi Yhdistys luovuttaa henkilötietoja toiselle rekisterinpitäjälle ajoittain jäsenen suostumuksen perusteella.

6henkilötietojen vastaanottajat tai vastaanottajaryhmät

 

Henkilötietoja luovutetaan kulloinkin voimassaolevan lainsäädännön sallimissa ja velvoittamissa rajoissa.

 

Tietoja luovutetaan säännöllisesti Suomen Metsästäjäliitolle, joka tarvitsee tietoa jäsenyhdistysten jäsenyyden vahvistamiseksi sekä liiton jäsenyyteen liittyvien etujen ja palvelujen tarjoamiseksi sekä viestinnän ja markkinoinnin lähettämiseksi. Suomen Metsästäjäliitto luovuttaa jäsenen henkilötietoja edelleen yhteistyökumppaneille jotka tarjoavat Suomen Metsästäjäliiton jäsenyyteen perustuvia etuja ja palveluita, kuten vakuutusyhtiölle ja polttoainealennuksen myöntäneelle huoltoasemaketjulle ja muille nykyisille ja tuleville yhteistyökumppaneille.

 

Suomen Metsästäjäliitto voi ajoittain luovuttaa markkinointiluvan antaneen jäsenen henkilötietoja kolmannelle osapuolelle metsästykseen ja muuhun Yhdistyksen toimintaan liittyviin markkinointitarkoituksiin.

 

Henkilötietojen käsittelyä on ulkoistettu seuraaville palveluntarjoajille, jotka käsittelevät henkilötietoja rekisterinpitäjän lukuun:

  • Suomen Metsästäjäliitto ry
  • Raahen riistanhoitoyhdistys ry
  • Suomen riistakeskus
  • Kirjanpitoa suorittavalle tilitoimistolle

7Henkilötietojen siirto kolmanteen maahan

 

Henkilötietoja ei siirretä EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle.

8Henkilötietojen säilytysaika

 

Henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin se on tarpeen henkilötietojen käsittelyn tarkoitusten kannalta tai Yhdistyksen lakisääteisten velvollisuuksien noudattamiseksi.

 

Yhdistys säilyttää jäsenien henkilötietoja niin kauan kuin jäsenyys jatkuu. Entisten jäsenien henkilötietoja säilytetään 6 kuukauden ajan jäsenyyden päättymisestä.

 

Tämänkin jälkeen Yhdistys säilyttää kirjanpitovelvollisuuden täyttämiseksi tarpeellisia henkilötietoja 6 vuoden ajan tilikauden päättymisestä.

 

Yhdistys säilyttää tiettyjä jäsenten perustietoja (nimi, kotipaikka, jäsenyyden alku- ja päättymisvuosi ja kunniamerkit) pysyvästi Yhdistyksen historiikin laatimiseksi. Entinen jäsen voi kuitenkin vastustaa tai rajoittaa tällaisten tietojen käsittelyä perustellusta syystä.

9Rekisteröidyn oikeudet: Miten jäsen voi vaikuttaa tietojen käsittelyyn?

 

Pyynnön voi esittää henkilökohtaisesti Yhdistyksen kohdassa 2 viitatulle yhteyshenkilölle, Yhdistyksen puheenjohtajalle tai Yhdistyksen sihteerille.

 

Yhdistys voi tarpeen mukaan pyytää rekisteröityä toimittamaan lisätietoja jotka ovat tarpeen rekisteröidyn henkilöllisyyden varmistamiseksi.

9.1Oikeus saada pääsy tietoihin

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykseltä vahvistus siitä, käsitelläänkö häntä koskevia henkilötietoja. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada pääsy rekisteröityä koskeviin henkilötietoihin sekä tietosuoja-asetuksen mukaiset tiedot henkilötietojen käsittelystä.

 

Kun rekisteröity käyttää oikeuttaan saada pääsy tietoihin, Yhdistys toimittaa jäljennöksen käsiteltävistä henkilötiedoista. Jos rekisteröity pyytää useampia jäljennöksiä, Yhdistys voi periä niistä hallinnollisiin kustannuksiin perustuvan kohtuullisen maksun.

9.2Oikeus tietojen oikaisemiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus pyytää Yhdistystä oikaisemaan rekisteröityä koskevat epätarkat ja virheelliset tiedot ilman aiheetonta viivytystä. Rekisteröidyllä on lisäksi oikeus saada puutteelliset henkilötiedot täydennettyä toimittamalla Yhdistykselle lisäselvitystä postitse tai sähköpostitse.

 

Omia tietoja voi oikaista myös itse kirjautumalla jäsenrekisteriin omilla henkilökohtaisilla tunnuksilla. Jäsenrekisteriin pääsee kirjautumaan Suomen Metsästäjäliiton nettisivujen kautta.

9.3Oikeus tietojen poistamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistys poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä, jos:

  • henkilötietoja ei enää tarvita niihin tarkoituksiin, joita varten ne kerättiin tai joita varten niitä muutoin käsiteltiin;
  • rekisteröity peruuttaa suostumuksen, johon käsittely on perustunut eikä kyseisten tietojen käsittelyyn ole muuta laillista perustetta;
  • rekisteröity vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella eikä käsittelyyn ole olemassa perusteltua syytä;
  • Yhdistys on käsitellyt henkilötietoja lainvastaisesti; tai
  • henkilötiedot on poistettava Yhdistykseen sovellettavan lakisääteisen velvoitteen noudattamiseksi.

9.4Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus siihen, että Yhdistys rajoittaa henkilötietojen käsittelyä siten, että henkilötietoja saa säilyttämisen lisäksi käsitellä ainoastaan rekisteröidyn suostumuksella tai oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi taikka toisen henkilön oikeuksien suojaamiseksi, jos:

  • rekisteröity kiistää henkilötietojen paikkansapitävyyden, jolloin käsittelyä rajoitetaan tietojen paikkansapitävyyden varmistamisen ajaksi;
  • Yhdistys käsittelee henkilötietoja lainvastaisesti, ja rekisteröity vastustaa henkilötietojen poistamista ja vaatii sen sijaan henkilötietojen käytön rajoittamista;
  • Yhdistys ei tarvitse enää henkilötietoja käsittelyn tarkoituksiin, mutta rekisteröity tarvitsee niitä oikeudellisen vaateen esittämiseksi, laatimiseksi tai puolustamiseksi; tai
  • rekisteröity on vastustanut henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella ja odottaa sen toteamista, syrjäyttävätkö Yhdistyksen oikeutetut perusteet rekisteröidyn vastustamisen perusteet.

9.5Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

 

Rekisteröidyllä on oikeus saada Yhdistykselle toimittamat henkilötietonsa jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä oikeus siirtää kyseiset tiedot toiselle rekisterinpitäjälle, jos:

  • käsittely suoritetaan automaattisesti; ja
  • käsittely perustuu joko rekisteröidyn suostumukseen tai rekisteröidyn henkilötietojen käsittely on tarpeen sopimuksen täytäntöön panemiseksi taikka sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi rekisteröidyn pyynnöstä.

 

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen rajoittuu menettelyyn, joka ei vaikuta haitallisesti muiden oikeuksiin tai vapauksiin.

9.6Oikeus vastustaa henkilötietojen käsittelyä

 

Rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella, jos käsittelylle ei ole olemassa perusteltua syytä.

 

Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Suoramarkkinointia tai suoramarkkinointitarkoituksessa suoritettua henkilötietojen käsittelyä ei saa enää tehdä vastustamisoikeuden käyttämisen jälkeen.

9.7OIKEUS PERUUTTAA SUOSTUMUS

 

Siltä osin kuin henkilötietojen käsittely perustuu rekisteröidyn suostumukseen, on rekisteröidyllä oikeus peruuttaa suostumus henkilötietojen käsittelyyn milloin tahansa.

10oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

 

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelyssä on loukattu rekisteröidyn tietosuoja-asetukseen perustuvia oikeuksia.

11Mistä henkilötiedot on saatu

 

Yhdistys kerää henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään.

Lisäksi henkilötietoja päivitetään Postin ilmoittamien osoitemuutosten sekä Suomen Metsästäjäliiton ja sen piirien muutosten perusteella silloin, kun jäsen on esittänyt päivitys- tai muutospyynnön Suomen Metsästäjäliitolle tai Metsästäjäliiton piirille.

12Henkilötietojen käsittelyn turvallisuus

 

Henkilötiedot säilytetään järjestelmissä, jotka ovat palomuurein, salasanoin tai muuten teknisin ja organisatorisin keinoin suojattuja.

 

Manuaalisesti ylläpidettävät aineistot sijaitsevat tiloissa, joihin on asiattomilta pääsy estetty.

 

Ainoastaan niillä yhdistyksen edustajilla joilla on tarve käsitellä henkilötietoja vastuutehtäviensä hoitamiseksi, on pääsy Yhdistyksen käsittelemiin henkilötietoihin.